Jak uczciwie rozliczać pracę dla klienta?

Im więcej równoległych realizacji, tym trudniej panować nad zadaniami i rozliczać ich koszty. Do zarządzania projektami jest wiele dobrych programów, podobnie do tworzenia listy zadań, terminarzy itd.

Największym wyzwaniem jest jednak moim zdaniem określenie czasu pracy nad daną realizacją. Gdy koszty wykwalifikowanej kadry rosną, błędy w oszacowaniu potrzebnego/żużytego na daną realizację czasu skutkują np.

  • błędnym określeniem ceny za daną usługę, czyli klient przepłaci, albo firma straci,
  • błędnym rozliczeniem klienta z usług dodatkowych (materiały łatwo jest później policzyć, czasu juz nie),
  • niedoszacowaniem czasu na niezbędne prace towarzyszące – dobór urządzeń, szukanie dostawcy, proces zakupu
  • przeciekaniem czasu przez palce – cały dzień minął, a nie wiadomo na co
  • ostatecznie – niemożnością wystawienia klientowi faktury, gdy nie można wykazać, co się dla niego zrobiło
  • Oczywiście, można umawiać się z góry, ryczałtowo – wykonamy Panu system za xxx zł. Ale to mimo prostoty jest najgorsza metoda – albo klient przepłaci, albo firma straci. Od lat stosujemyb to tylko dla powtarzalnych, znanych zadań np. uruchomienie dostarczonych urządzeń KNX.

    Co raz częściej jednak mamy do czynienia z nietypowymi życzeniami (czasem szukanie głośników ze złotą ramką może zająć cały dzień – nie da się tego rozsądnie wliczyć w cenę głośnika, bo czas na to stracony może ją znacznie przekroczyć). Albo konsultowanie z klientem każdej funkcji na budowie – nie każdy klient jest tak konkretny, że wypełni przygotowaną przez nas tabelkę – co, z którego klawisza chce włączać – czasem zdarza się klient, który chce na miejscu, w domu chodzić z inżynierem i pokazywać „o stąd, chcę włączać tamtą lampę”) – tego nie da się rozsądnie i uczciwie rozliczać inaczej, niż wg stawki godzinowej za konsultacje.

    U nas długo był to problem, gdy doszło do tego, że aby utrzymać dział usług musieliśmy znacząco podnieść ceny za roboczogodzinę, w rezultacie czego klienci byli z tego niezadowoleni, w rezultacie czego inżynier czasem liczył klientowi godzinę zamiast trzech – miarka się przebrała – to droga po równi pochyłej do upadku albo firmy, albo jej wizerunku jako rzetelnej i uczciwej.

    Jak to rozwiązać? Można notować każde zadanie, ale każdy wie, jak to się kończy – po kilku dniach zapominamy tego robić, zaznaczamy start, ale nie zaznaczamy końca, nie opisujemy, co robiliśmy itd. Po miesiącu pomysł upada.

    Ja znalazłem prosty i niezwykle użyteczny programik na iPhone-a.
    http://itunes.apple.com/pl/app/atimelogger/id358979305?mt=8

    A jego opis jest na http://technologie.gazeta.pl/internet/1,104663,9352321,aTimeLoger___kontroluj_swoj_czas_,,ga,,7.html

    Jednym kliknięciem wybieramy nazwisko klienta, co uruchamia licznik, na koniec zatrzymujemy go, wpisujemy opis zadania (np. „konsultacje z żoną w sprawie koloru przycisków”) i gotowe. A na koniec miesiąca łatwo generujemy raport ile czasu, na jakie zadania, poświęciliśmy danemu klientowi. Część zadań jest oczywiście wliczona w cenę ryczałtową, ale część to zlecenia specjalne, które dzięki raportowi możemy łatwo wykazać i rozliczyć z klientem.

    Tak to robimy w SMARTech. Jestem ciekaw Waszych sposobów i opinii…

    Udostępnij znajomym:

    2 komentarze

    1. Pomysł na pewno godny uwagi. Właśnie już nie raz się zastanawiałem jak to policzyć i za co obciążać klienta.

    2. Witam

      U nas zapisujemy w zeszycie roboty dodatkowe i na koniec dnia dajemy kierownikowi budowy do podpisania. Gdy nie chce podpisać to na bieżąco oprowadzamy go po budowie, pokazujemy i przekonujemy że to były roboty dodatkowe nie ujęte we wcześniej ustalonej kwocie. Musi to podpisać tego samego dnia bo na drugi dzień to już powie że nic nie pamięta i prawie niemożliwe jest przekonanie go że było to robione. Wyjątkiem jest tylko gdy kierownika nie ma na budowie bo np. wyjechał do inwestora, wtedy nie ma argumentów na wykręcenie się.
      My w zasadzie nie robimy dla małego klienta indywidualnego lecz duże inwestycje np. blok mieszkalny, hotel czy też obiekt przemysłowy.
      Robiąc domek trzeba jeszcze bardziej rygorystycznie i szczegółowo określać i bez przerwy pertraktować z właścicielem bo inaczej zacznie opowiadać że to ma być gratis bo tak myślał gdy zawierał umowę i ani myśli zapłacić. Tu nie da się co dzień zebrać podpisy (bo właściciel nie zawsze jest na budowie) ale trzeba wtedy dzwonić do niego i wszystko na bieżąco uzgadniać aby się zgodził. W przeciwnym przypadku nie idzie uniknąć problemów z zapłatą.

      Pozdrawiam
      ELBUD Władek

    Zostaw komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany.

    *  Tak, zapisuję się także na listę mailingową i zgadzam się z polityką prywatności